ein rollenbasiertes Berechtigungssystem verwaltet, so dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf spezifische Daten erhalten. Zugriffsberechtigt bei osapiens sind ausschließlich autorisierte Mitarbeiter, die nur bei technischen Problemen und auf dokumentierte Anweisung zugreifen. Für sie gelten Vertraulichkeitsverpflichtungen sowie eingeschränkte Zugriffsrechte. Ihre Kunden haben ausschließlich Zugriff auf die Daten, die Sie aktiv mit ihnen teilen, beispielsweise im Rahmen von Anfragen oder Fragebögen.

osapiens REST-API für EUDR-Anfragen verwenden Das Supplier Portal stellt eine API-Schnittstelle zur Verfügung, die eine automatisierte Übermittlung und Verwaltung von EUDR-relevanten Daten ermöglicht. Diese Schnittstelle ist besonders nützlich für Unternehmen mit hohem Datenvolumen oder bestehenden IT-Systemen, die integriert werden sollen. Dokumentation und Zugang Den Link und den Zugang für die Dokumentation zur osapiens REST-API erhalten Sie bei Bedarf von Ihren Kunden. Kurzbeschreibung der Schnittstelle Die EUDR Supplier API bietet folgende Hauptfunktionen: Anfragen abfragen (List pending EUDR Information Request) Abruf aller offenen EUDR-Informationsanfragen mit Paginierung Einsicht in Details zu Produkten und Bestellungen Anfragen beantworten (Respond EUDR Information Request) Übermittlung von Antworten auf EUDR-Informationsanfragen Möglichkeit, einzelne Anfragen abzulehnen oder Teillieferungen zu melden Referenzierung von EUDR-Chargen und zusätzlichen Dokumenten Grundstücke anlegen/aktualisieren (Create or Update Plot) Erstellen und Verwalten von Grundstücksdaten mit GeoJSON-Koordinaten Zuordnung zu EUDR-relevanten Rohstoffgruppen Unterstützung von Punktdaten und Polygonen

Auf der Seite EUDR können Sie als Lieferant die Geodaten Ihrer Grundstücke verwalten. Sie können neue Grundstücksdaten in verschiedenen Dateiformaten in Ihr Supplier Portal hochladen, neue Grundstücke manuell zum System hinzufügen oder bereits erstellte Geodaten bearbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das funktioniert. Initiale Seitenansicht vor dem ersten Hochladen von Grundstücksdaten Wenn Sie die Seite EUDR zum ersten Mal aufrufen und noch keine Grundstücke in Ihrem Supplier Portal erstellt haben, wird der Screen Grundstückseinstellungen angezeigt. Hier können Sie bereits verschiedene Vorlagen herunterladen , unterstützte Dateien hochladen , die Grundstücksdaten enthalten, sowie Grundstücke manuell hinzufügen . Klicken Sie bei Bedarf auf Vorlagen herunterladen und wählen Sie im Pop-up-Fenster ein Dateiformat aus, für das Sie eine Vorlage herunterladen möchten. Verfügbare Vorlagen: Excel, GeoJSON, KML, CSV, Shapefile, GML, GPKG. Um das Hochladen von Grundstücksdaten mit einer korrekt ausgefüllten und kompatiblen Datei zu starten, klicken Sie auf Datei hochladen . Folgende Dateiformate werden derzeit unterstützt

Auf der Seite PRODUKTE können Sie als Lieferant Ihre Chargen-Daten zu Produkt-Stammdaten hinzufügen. Die entsprechenden Produkte werden zu dieser Seite erst hinzugefügt, nachdem Ihr Geschäftspartner Ihnen innerhalb von osapiens HUB for EUDR eine Informationsanfrage zu Produkten oder eine Bestellanfrage zu Produkt-Chargen geschickt hat. Neue Chargen-Daten via Excel hochladen Gehen Sie folgendermaßen vor, um neue Chargen-Daten mit einer Excel-Datei in das Supplier Portal hochzuladen: Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Seite PRODUKTE befinden. Klicken Sie auf das Produkt in der Tabelle, zu dem Sie Chargen-Daten hinzufügen möchten. Auf der Detailseite des Produkts sehen Sie zunächst die PRODUKT-STAMMDATEN (an denen Sie nichts ändern können). Klicken Sie links oben auf den Tab CHARGEN , um dorthin zu wechseln. Falls für Ihr Produkt noch keinerlei Chargen-Daten hinterlegt sind, sieht der Tab CHARGEN aus wie auf dem folgenden Screenshot. Klicken Sie für einen Excel-Upload

Auf der Seite ANFRAGEN können Sie als Lieferant Informations- und Bestellanfragen von Ihren Geschäftspartnern beantworten. Um eine Informationsanfrage zu Grundstücken beantworten zu können, müssen Sie Ihre Grundstücksdaten zuerst auf der Seite EUDR im Supplier Portal eingepflegt haben. Die weitere Voraussetzung ist natürlich, dass Ihr Geschäftspartner Ihnen eine Informationsanfrage zu Grundstücken aus osapiens HUB for EUDR gesendet hat. Um eine Informationsanfrage zu Produkten beantworten zu können, müssen Sie Ihre Produkt- und Chargen-Daten, die Sie teilen möchten, zuerst auf der Seite PRODUKTE im Supplier Portal eingepflegt haben. Die weitere Voraussetzung ist natürlich, dass Ihr Geschäftspartner Ihnen eine Informationsanfrage zu Produktdaten aus osapiens HUB for EUDR gesendet hat. Auch um eine Anfrage zu Bestellungen beantworten zu können, müssen Sie Ihre Chargen-Daten zuerst auf der Seite PRODUKTE im Supplier Portal eingepflegt haben. Die weitere Voraussetzung ist natürlich, dass Ihr Geschäftspartner Ihnen eine Anfrage zu Bestellungen aus osapiens HUB for EUDR gesendet hat

EUDR-Anfragen mit dem osapiens Supplier Portal beantworten Die Bereitstellung EUDR-relevanter Informationen erfolgt im Rahmen von Anfragen, die durch Ihre Kunden initiiert werden. Kundenanfragen werden im Supplier Portal auf der Seite ANFRAGEN verwaltet. In den nachfolgenden Abschnitten möchten wir Ihnen die Beantwortung der unterschiedlichen Anfragentypen näher erläutern. Ihre Kunden haben die Möglichkeit, Ihnen folgende Anfragetypen zu übermitteln: Informationsanfragen: Anfrage von EUDR-Grundstücksdaten Bestellungen: EUDR-Bestelldatenanfrage Was genau wird bei einer Anfrage zu Grundstücksdaten abgefragt? Bei der Beantwortung einer Grundstücksdatenanfrage teilen Sie alle Grundstücke, die Sie in Ihrem Supplier Portal angelegt haben. Die Übermittlung erfolgt unabhängig von einer etwaigen Produktzuordnung. Was genau wird bei einer Produktdatenanfrage abgefragt? Die Produktdatenanfrage dient der Übermittlung der für die angefragten Produkte relevanten EUDR-Chargen. Die EUDR-Charge kann, wie im vorherigen Artikel beschrieben, Geodaten und/oder DDS-Referenznummern enthalten. Im Gegensatz zur Grundstücksdatenanfrage werden nur die für die Produkte relevanten Grundstücke übermittelt, die Sie

EUDR-Grundstücksdaten mit dem osapiens Supplier Portal verwalten Im Rahmen der EUDR kann die Angabe von Grundstücksdaten zu den Ursprüngen der Rohmaterialien erforderlich sein. Grundstücksdaten werden im osapiens Supplier Portal auf der Seite EUDR verwaltet. In den nachfolgenden Abschnitten möchten wir Ihnen den Zweck und die Verwendung von Grundstücksdaten näher erläutern. Wann müssen Geodaten zur Verfügung gestellt werden? Geodaten stellen eine zentrale Grundlage für die Risikoanalyse im Rahmen der EUDR dar und sind ein verpflichtender Bestandteil der Sorgfaltserklärung (DDS), die an die EU übermittelt werden muss. Geodaten müssen in der Sorgfaltserklärung enthalten sein, wenn für die betreffenden Produkte erstmals eine Sorgfaltserklärung abgegeben wird – beispielsweise im Fall eines Imports oder der ersten Bereitstellung der Produkte auf dem EU-Markt. Auch bei nachfolgenden Sorgfaltserklärungen weiterer Marktteilnehmer innerhalb der Lieferkette können Geodaten angegeben werden. Es bestehen jedoch Möglichkeiten zur Vereinfachung – beispielsweise durch Verweise auf zuvor eingereichte Sorgfaltserklärungen. Wer muss Geodaten zur Verfügung stellen

Verwendung des osapiens Supplier Portals im EUDR-Kontext Diese Rubrik richtet sich an Unternehmen, die Ihren Kunden Informationen im Rahmen der EU-Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten zur Verfügung stellen. Mit Inkrafttreten der EUDR sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Sorgfaltspflichten entlang ihrer Lieferkette einzuhalten. Diese Rubrik erläutert Ihnen, welche Informationen für Ihre Kunden relevant sind und wie Sie diese über das Supplier Portal übermitteln können. Inhalte der Rubrik In dieser Rubrik finden Sie folgende EUDR-spezifische Artikel: Zwei verschiedene Arten von EUDR-Lieferanten Verwaltung von EUDR-Grundstücksdaten Verwaltung von Produkten und EUDR-Chargen Beantwortung von EUDR-Anfragen Beantwortung von EUDR-Fragebögen Verwendung der osapiens REST-API für EUDR-Anfragen

Seite PRODUKTE hinzufügen ihr Organisationsprofil bearbeiten, Nachweise hochladen sowie den API-Zugang auf der Seite ORGANISATIONSPROFIL einrichten Wählen Sie den für Sie relevanten Bereich und folgen Sie den Anleitungen, um Ihre Lieferantenaufgaben effizient zu erledigen.

Verwendung des osapiens Supplier Portals als EU-Lieferant Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz innerhalb der Europäischen Union hat und von dort aus Waren oder Dienstleistungen bereitstellt, gilt es als EU-Lieferant. Ihre Kunden mit Sitz in der Europäischen Union benötigen Ihre Unterstützung, um EUDR-relevante Produkte kommerzialisieren zu können. Abhängig von der Unternehmensgröße und den durchgeführten Aktivitäten kann auch Ihr Unternehmen zur Abgabe von EUDR-Sorgfaltserklärungen (DDS) verpflichtet sein. Das Supplier Portal bietet Ihnen daher erweiterte Möglichkeiten zur Informationsbereitstellung. Bei Anfragen zu Produkten oder Bestellungen haben Sie die Möglichkeit, Geodaten, DDS-Referenznummern oder beides bereitzustellen. Verwendung des osapiens Supplier Portals als Nicht-EU-Lieferant Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat und von dort aus Waren oder Dienstleistungen bereitstellt gilt es als Nicht-EU-Lieferant. Ihre Kunden mit Sitz in der Europäischen Union benötigen Ihre Unterstützung, um EUDR-relevante Produkte importieren zu können. Beim Import dieser Produkte

EUDR-Fragebögen mit dem osapiens Supplier Portal beantworten Die Bereitstellung EUDR-relevanter Informationen kann durch Fragebögen, die durch Ihre Kunden initiiert werden, unterstützt werden. Fragebögen-Anfragen werden im Supplier Portal auf der Seite FRAGEBÖGEN verwaltet. Inhaltlich können diese Fragebögen unterschiedlicher Natur sein. Sie können Fragen zu Ihrem Unternehmen und Ihren EUDR-Prozessen beinhalten, ebenso wie Anfragen zu Produkten, der Einhaltung der Legalitäts-Risikokategorien in den Herkunftsländern der Rohstoffe oder Abschnitte für den Upload von Dokumenten und Nachweisen. Da sich die Analyse im EUDR-Kontext auf Produkte und deren Ursprünge beziehen kann, können Fragebögen Fragen enthalten, die einen Bezug zu Ihren Produkten herstellen. Produktspezifische Fragen beinhalten in der Regel die Auswahl und Zuordnung aus Ihren Produkt-Stammdaten. Es besteht dadurch die Möglichkeit, produktspezifisch Antworten oder Dokumente zu hinterlegen. Zur technischen Beantwortung von Fragebögen lesen Sie bitte die Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Bereich Supplier Portal – Fragebögen .

Auf der Seite ORGANISATIONSPROFIL finden Sie als Lieferant die drei Tabs ORGANISATIONSPROFIL , NACHWEISE und NUTZERVERWALTUNG . Diese werden im Folgenden hier erläutert. ORGANISATIONSPROFIL Dieser Tab dient der Definition Ihres Unternehmens, hauptsächlich über die dazugehörigen Kontaktdaten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Aktivieren Sie im Bereich ALLGEMEINE INFORMATIONEN den Schalter Datenfreigabe erlauben , um die von Ihnen eingegebenen Daten innerhalb Ihres Unternehmens im Supplier Portal zu teilen. Die Funktionalität erlaubt, dass Informationsanfragen und Fragebögen mit den Mitgliedern Ihres Supplier Accounts geteilt werden können. Das bedeutet, dass nicht nur die unmittelbare Kontaktperson die Anfrage beantworten kann, sondern alle Nutzer, die dem Supplier Account hinzugefügt wurden. Das gilt im EUDR-Kontext für: Fragebögen, Produktinformationsanfragen und Grundstücksdatenanfragen. Es gilt nicht für Bestelldatenanfragen. Bestelldatenanfragen enthalten sensible Daten und können daher nur von den direkten Kontaktpersonen beantwortet werden. Danach können Sie zunächst den Namen Ihres Unternehmens definieren. Klicken Sie bei Bedarf im Feld Logo auf die Büroklammer , um

Verwendung des osapiens Supplier Portals im CBAM-Kontext Im Rahmen des Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) sind Unternehmen, die der Verordnung unterliegen, verpflichtet, bei Ihren Lieferanten emissionsbezogene Daten für bestimmte, in die EU importierte Waren (Aluminium, Düngemittel, Eisen/Stahl, Strom, Wasserstoff und Zement) abzufragen, diese zu sammeln und an die zuständigen Behörden zu melden. Beantwortung von Anfragen Wenn Sie außerhalb der EU Aluminium, Düngemittel, Eisen/Stahl, Strom, Wasserstoff und Zement herstellen und dies an Kunden innerhalb der EU liefern, so ist es möglich, dass Ihre Kunden bei Ihnen CBAM-relevante Emissionsdaten für die Produkte abfragen. Diese Kundenanfragen werden im osapiens Supplier Portal auf der Seite ANFRAGEN verwaltet und haben den Typ Emissionsdatenanfrage (CBAM) . In den nachfolgenden Abschnitten möchten wir Ihnen die Beantwortung der CBAM-Anfragen näher erläutern. Weiterführende Informationen Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Beantwortung von CBAM Anfragen finden Sie im Artikel Supplier Portal - Anfragen: Informationsanfrage zu CBAM

Auf der Seite FRAGEBÖGEN können Sie als Lieferant vorrangig Fragebögen beantworten, die Ihnen von einem Unternehmen zugeschickt worden sind, das Sie beliefern. Hinweis Gehen Sie vor der Beantwortung von Fragebögen am besten zuerst auf die Seite ORGANISATIONSPROFIL und vervollständigen/korrigieren Sie dort Ihre Kontaktdaten. Fragebögen beantworten Gehen Sie zur Beantwortung eines Fragebogens folgendermaßen vor: Unter der Überschrift OFFENE FRAGEBÖGEN werden Ihnen die Fragebögen angezeigt, die Ihnen zugeschickt wurden. Falls Sie einen Fragebogen nicht ausfüllen/beantworten möchten, klicken Sie auf ABLEHNEN . Der Fragebogen wird dann direkt aus der Ansicht entfernt und bei GESCHLOSSENE FRAGEBÖGEN mit dem Status Abgelehnt (rot) hinzufügt. Klicken Sie stattdessen auf STARTEN , um mit dem Ausfüllen des Fragebogens zu beginnen. Falls Sie bereits Daten in Ihr Unternehmensprofil eingetragen und/oder vorher bereits einen Fragebogen für diesen Kunden ausgefüllt haben, erscheint das Pop-Up Möchten Sie vorausgefüllte Antworten bestätigen? Klicken Sie auf NICHT ÜBERTRAGEN , um beim Ausfüllen des neuen

Produkte und EUDR-Chargen mit dem Supplier Portal verwalten Im Rahmen der EUDR müssen Unternehmen Produktdaten sammeln, auswerten und deklarieren. Produktdaten werden im osapiens Supplier Portal auf der Seite PRODUKTE verwaltet. In den nachfolgenden Abschnitten möchten wir Ihnen den Zweck und die Nutzung von Produktdaten und EUDR-Chargen näher erläutern. Über welche Produkte muss informiert werden? Die EUDR-relevanten Rohstoffgruppen umfassen Holz, Palmöl, Soja, Kautschuk, Kakao, Kaffee und Rind. Informationen müssen zur Verfügung gestellt werden sowohl für primäre Rohstoffe als auch weiterverarbeitete Produkte, die aus diesen Rohstoffen abgeleitet wurden. In der Regel haben Ihre Kunden bereits EUDR-relevante Produkte identifiziert, sodass in Ihrem Supplier Portal die entsprechenden Produkt-Stammdaten angezeigt werden. Auf der Seite PRODUKTE können Sie Produkt-Stammdaten einsehen und Ihre EUDR-Chargen hinzufügen. Die entsprechenden Produkte werden zu dieser Seite erst hinzugefügt, nachdem Ihre Kunden Ihnen eine Informationsanfrage zu Produkten oder eine Bestellanfrage geschickt haben. Welche Informationen müssen

Verwendung des osapiens Supplier Portals im CSDDD/LkSG-Kontext Im Rahmen des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) sowie der europäischen CSDDD-Richtlinie sind Unternehmen verpflichtet, regelmäßig Risikoanalysen im Hinblick auf ihre Geschäftspartner durchzuführen. Beantwortung von Fragebögen Fragebögen ermöglichen eine strukturierte Erfassung relevanter Informationen entlang der Lieferkette. Die Bereitstellung CSDDD/LkSG-relevanter Informationen kann durch Fragebögen, die durch Ihre Kunden initiiert werden, zu menschenrechtlichen und ökologischen Sorgfaltspflichten bzw. Risiken in Ihrem Unternehmen unterstützt werden. Fragebögen-Anfragen werden im Supplier Portal auf der Seite FRAGEBÖGEN verwaltet. Inhaltlich können diese Fragebögen unterschiedlicher Natur sein. Sie können Fragen zu Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen beinhalten oder Abschnitte für den Upload von Dokumenten und Nachweisen. Mit der Beantwortung des Fragebogens stellen Sie Ihren Kunden Informationen zur Verfügung, die Ihre Kunden im Rahmen der Risikoanalyse, zu der sie gemäß dem LkSG gesetzlich verpflichtet sind, berücksichtigen werden. Die Beantwortung ist rechtlich nicht verpflichtend. Eine fehlende Rückmeldung kann jedoch zu