Compliance-Anfragen finden Sie im osapiens Supplier Portal im Menüpunkt Anfragen auf dem Tab Informationsanfragen. Diese Anfragen werden von einem Ihrer Kunden an Sie gesendet, um Compliance-Daten zu bestimmten Produkten einzuholen – zum Beispiel zur Verpackungszusammensetzung oder zu Erklärungen bezüglich eingeschränkter Substanzen.
Gehen Sie wie folgt vor, um diese Anfragen zu beantworten:
Schritt 1: Auffinden der Compliance-Anfrage
| Stellen Sie sicher, dass Sie sich im osapiens Supplier Portal eingeloggt sind, und wechseln Sie zum Menüpunkt Anfragen. Der Tab Informationsanfragen wird automatisch aktiviert. |
| Hier wird Ihnen jede offene Compliance-Anfrage als Kachel mit der Bezeichnung Compliance-Anfrage für [Regulierung] angezeigt. |
| Es ist jeweils ersichtlich, wann die Anfrage verschickt wurde ( |
| Klicken Sie bei der Anfrage, die Sie beantworten wollen, auf Anfrage verwalten. |
Schritt 2 – Auswahl der Produkte (Gegenstand des Assessments)
| Eine neue Seite öffnet sich. Hier sehen Sie unter Gegenstand des Assessments alle Produkte, für die Ihr Kunde Informationen benötigt. |
| Aktivieren Sie die Checkbox vor jedem Produkt, zu dem Sie Daten eingeben möchten, oder nutzen Sie Alle Produkte auswählen, um alle auf einmal auszuwählen. |
Wichtige Information
Wenn Sie mehrere Produkte gleichzeitig auswählen, werden für alle ausgewählten Produkte dieselben eingegebenen Daten gespeichert werden. Wählen Sie daher nur Produkte gemeinsam aus, für die Sie alle Fragen des Fragebogens gleich beantworten können. Falls sich die Antworten für einzelne Produkte unterscheiden, füllen Sie den Fragebogen für diese Produkte separat aus indem Sie jeweils nur ein Produkt aktivieren.
| Klicken Sie auf Weiter, um zum Fragebogen zu gelangen. |
Schritt 3 – Beantwortung des Fragebogens (Compliance-Assessment)
| Der eigentliche Fragebogen erscheint. |
| Wie Sie sehen, ist das Formular zur Datenerfassung häufig in nummerierte Abschnitte (zum Beispiel Verpackungszusammensetzung, allgemeine Stoffbeschränkungen, PFAS-Beschränkungen) unterteilt. Diese können Sie durch Klick auf den Pfeil links ein- und ausklappen. |
| Beachten Sie bei der Beantwortung der Fragen Folgendes: |
| Viele Bezeichnungen enthalten ein kleines Info-Symbol ⓘ. Wenn Sie darauf klicken oder es mit der Maus berühren, erscheint eine kurze Erklärung, welche Angabe in diesem Feld erwartet wird. |
| Bei manchen Fragen, etwa der Auflistung von Verpackungskomponenten, können Sie mehrere Einträge erfassen. Füllen Sie die Angaben für eine Komponente aus und nutzen Sie anschließend die Schaltfläche |
Wichtige Information
Achten Sie beim Ausfüllen von Fragebögen immer auf mögliche
Schaltflächen. Über diese Schaltflächen lassen sich beliebig viele zusätzliche Einträge erfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Einträge – beispielsweise alle Verpackungskomponenten – hinzufügen und ausfüllen. Beschränken Sie sich dabei nicht auf den ersten Eintrag, der automatisch angezeigt wird.
| Fragen mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten (etwa Ja/Nein oder eine Verpackungsebene wie Primär/Sekundär/Tertiär) werden häufig als ausklappbare Liste dargestellt – wählen Sie einfach die zutreffende Option. |
| Über die Schaltfläche ausgewählte Produkte anzeigen am oberen Rand des Formulars können Sie jederzeit einsehen, für welche Produkte Sie aktuell Angaben machen. |
| Beantworten Sie die Fragen des Fragebogens. |
Wichtige Information
Viele Fragebögen fordern Sie auch Dokumente wie Nachweise, Konformitätserklärungen oder technische Dokumentationen hochzuladen und fragen im Anschluß nach einem Gültigkeitszeitraum für die Dokumente. Achten Sie darauf, diesen korrekt zu setzen. Wenn Sie hier bespielsweise nur den nächsten Tag angeben, bekommen Sie in Kürze den Fragebogen nochmals zugeschickt und müssen ihn erneut ausfüllen.
Schritt 4 - Speichern oder Einreichen
| Am unteren Rand des Fragebogens finden Sie drei Optionen: |
| Als Entwurf speichern sichert Ihren Fortschritt, ohne die Anfrage einzureichen, sodass Sie diese später weiter bearbeiten können. Die Anfrage erscheint dann in Ihrer Anfragenliste mit dem Vermerk Entwurf verfügbar. |
| Zurück führt Sie wieder zum Schritt der Produktauswahl. |
| Einreichen übermittelt Ihre vollständigen Angaben an den Kunden. Die Schaltfläche zum Einreichen wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfragen beantwortet wurden. |
| Wenn mehrere Produkte angefragt wurden, aktualisiert sich nach dem Klick auf Einreichen die Anfrage-Kachel im Tab Informationsanfragen und zeigt an, wie viele Produkte bereits gemeldet wurden und wie viele noch ausstehen. So behalten Sie bei Anfragen mit mehreren Produkten den Überblick über Ihren Fortschritt. |
