FAQ zur allgemeinen Verwendung

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur allgemeinen Verwendung des osapiens Supplier Portals

In dieser Rubrik haben wir häufig gestellte Fragen und die dazugehörigen Antworten für Sie gesammelt.

1) Zugang und Benutzerverwaltung

Die initiale Einladung zum Supplier Portal erfolgt durch einen Ihrer Kunden. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, weitere Benutzer für die Verwaltung des Portals anzulegen.

Wie erhalte ich Zugang zu meinem Supplier Portal?

Zunächst wird eine Kontaktperson Ihres Unternehmens von einem Ihrer Kunden zur Verwendung des osapiens Supplier Portals per E-Mail eingeladen. Diese schließt den Registrierungsprozess ab. Anschließend kann die eingeladene Kontaktperson auf das Supplier Portal zugreifen und erste Einstellungen vornehmen.

Falls die eingeladene Kontaktperson nicht die richtige Ansprechperson sein sollte, informieren Sie bitte Ihren Kunden, damit dieser die Kontaktdaten entsprechend aktualisieren kann.

Wie kann ich mit Kollegen aus meinem Unternehmen Anfragen im Supplier Portal gemeinsam bearbeiten?

Die Bearbeitung von Anfragen im Supplier Portal kann von mehreren Mitarbeitern Ihres Unternehmens durchgeführt werden. Hierfür gelten folgende Bedingungen:

• Ein Benutzer kann andere Benutzer zu seinem Supplier Account einladen

• Durch die Einladung werden mehrere Benutzer in der Organisation des Supplier Accounts angelegt

• Wichtig: Der Benutzer muss die Mitarbeiter selbst einladen, ansonsten sind die Benutzer nicht in der gleichen Organisation bzw. im gleichen Supplier Account

Durch die Einladung weiterer Mitarbeiter zu Ihrem Supplier Account können Anfragen gemeinsam bearbeitet werden. Über die Benutzerverwaltung können Berechtigungen benutzerspezifisch angepasst werden, wobei der erste Benutzer als Administrator alle Berechtigungen erhält.

Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie hier: Supplier Portal – Organisationsprofil.

Hinweis

Eine Übersicht aller angelegter Benutzer innerhalb einer Lieferantenorganisation ist auffindbar auf der Seite ORGANISATIONSPROFIL unter NUTZERVERWALTUNG. Administratoren können hier Rechte vergeben/einschränken oder neue Benutzer hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Benutzern nicht möglich ist.

Welche Arten von Berechtigungen stehen zur Verfügung?

Die Account-Einstellungen im Nutzerprofil bestimmen, welche Berechtigungen der Benutzer hat. Berechtigungen werden in Rollen gebündelt. Einem Benutzer können dabei mehrere Rollen zugewiesen werden, um erweiterte Berechtigungen zu erteilen.

Beispielhafte Benutzer-Rollen:

• Fragebogen-Manager: Kann Fragebögen bearbeiten und ausfüllen.

• Bestellungs-Manager: Kann Bestellanfragen seitens des Kunden beantworten: Nur relevant im EUDR-Kontext.

• Grundstücks-Manager: Kann Grundstücke anlegen und verwalten. Nur relevant im EUDR-Kontext.

Welche Informationsanfragen können innerhalb der Lieferantenorganisation geteilt werden?

Die Sichtbarkeit und gemeinsame Bearbeitung von Anfragen innerhalb Ihrer Organisation ist je nach Anfragetyp unterschiedlich geregelt:

• Fragebögen, Produktinformationsanfragen und Grundstücksdatenanfragen werden innerhalb der Organisation geteilt und können von berechtigten Benutzern gemeinsam bearbeitet werden.

• Bestelldatenanfragen können aus Gründen der Vertraulichkeit nur von der empfangenden Person beantwortet werden – nicht von anderen Benutzern der Organisation, selbst wenn diese entsprechende Berechtigungen besitzen.

Diese Regelung stellt sicher, dass vertrauliche Bestellinformationen angemessen geschützt werden, während die Zusammenarbeit bei allgemeinen Informationsanfragen gefördert wird.

Hinweis

Um das gemeinsame Bearbeiten von Informationsanfragen zu ermöglichen, muss der Administrator der Organisation bzw. des Supplier Accounts die Datenfreigabe erlauben. Diese Funktionalität finden Sie im Supplier Portal auf der Seite ORGANISATIONSPROFIL auf dem Tab ORGANISATIONSPROFIL im Bereich ALLGEMEINE INFORMATIONEN.

Werden alle Benutzer des Supplier Portals stets über offene Anfragen informiert?

Nein. Eine Benachrichtigung per E-Mail über offene Anfragen erfolgt durch Ihre Kunden. Dabei wird die bei einem Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse der jeweiligen Kontaktperson berücksichtigt. Weitere Benutzer können – je nach Zugriffsberechtigung – Anfragen einsehen und bearbeiten, erhalten jedoch keine Benachrichtigung per E-Mail. Wenn Sie möchten, dass E-Mail-Benachrichtigungen für weitere Benutzer aktiviert werden, wenden Sie sich bitte an Ihre Kunden.

2) Austausch von Informationen

Das Ziel des osapiens Supplier Portals ist es, Informationen zwischen Ihnen und Ihren Kunden effizient auszutauschen. Ihr Supplier Portal ist direkt mit dem osapiens HUB Ihrer Kunden verbunden. Der Zeitpunkt und der Inhalt der ausgetauschten Daten werden von beiden Seiten festgelegt.

Wie werden Informationen ausgetauscht?

Ihr Supplier Portal ist direkt mit dem osapiens HUB Ihrer Kunden verbunden. Der Informationsaustausch erfolgt strukturiert auf Basis von Anfragen Ihrer Kunden, die Sie innerhalb des Portals beantworten können. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, die Informationen ausreichend vorzubereiten und den Zeitpunkt der Beantwortung selbst zu bestimmen.

Kann dasselbe Supplier Portal für mehrere Kunden verwendet werden?

Die Nutzung des Supplier Portals ist nicht auf einen einzelnen Geschäftspartner begrenzt. Sie können Anfragen mehrerer Kunden über denselben Supplier Account verwalten.

Die Einrichtung sowie die Erweiterung des Zugangs für weitere Kunden erfolgt stets durch eine initiale Einladung per E-Mail seitens Ihres jeweiligen Kunden. Sobald die Einladung bestätigt wurde, können Sie über denselben Zugang zum Supplier Portal die Anfragen verschiedener Kunden beantworten. In diesem Fall werden die Informationen kundenspezifisch übermittelt.

Welche Funktionen des Supplier Portals stehen zur Verfügung?

Bitte beachten Sie, dass die unterschiedlichen ESG-Regulierungen spezifische Anfragen beinhalten können. Je nach Anfrage-Typ können daher unterschiedliche Menüpunkte im Supplier Portal zugänglich sein. Im Benutzerhandbuch wird auf ESG-spezifische Menüpunkte eingegangen. Wir empfehlen Ihnen daher, sich auf die für Sie relevanten Erläuterungen zu fokussieren.

Kann ich das Supplier Portal verwenden, um im Namen mehrerer Lieferanten Informationen zu verwalten und zu vermitteln?

Das Supplier Portal ist nicht darauf ausgelegt, mehrere unterschiedliche Lieferanten innerhalb eines Supplier Accounts zu vertreten. Prinzipiell werden Sie zwar die verschiedenen Informationen erhalten, jedoch können Sie nur eine Lieferantenorganisation, und damit nur ein Unternehmen in einem Supplier Account verwalten.

Insofern Sie den Bedarf haben, mehrere Lieferanten zu vertreten und über das Supplier Portal Informationen bereitzustellen, müssen Sie mehrere Lieferantenorganisationen bzw. Supplier Accounts anlegen. Dafür benötigen Sie mehrere E-Mail-Adressen und Lieferantenorganisationen. Dies stellt sicher, dass Sie für unterschiedlichste Unternehmen übersichtlich Anfragen beantworten können. Bitte beachten Sie: Da Sie nicht selbst eine neue Lieferantenorganisation erstellen können, müssen Sie sich von einem Kunden mehrfach zu verschiedenen Supplier Accounts einladen lassen, indem dieser mehrere Anfragen an die unterschiedlichen E-Mail-Adressen versendet.

3) Hilfe bei der Verwendung

Für die Nutzung des osapiens Supplier Portals stehen Ihnen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung. Um Sie bei Ihrem Anliegen bestmöglich zu unterstützen, bewerten Sie bitte, welcher der Kommunikationskanäle am geeignetsten ist.

• Supplier Portal Hilfecenter / Benutzerhandbuch (Sie befinden sich hier)

Detaillierte Erläuterungen zu den Funktionalitäten und Prozessen des Supplier Portals finden Sie im Benutzerhandbuch des Supplier Portals. Wir empfehlen Ihnen, insbesondere die Artikel mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die einzelnen Seiten im Supplier Portal sowie die für Ihre spezifische Verwendung relevanten Artikel zu lesen.

• Technischer Support seitens osapiens

Bei technischen Problemen bei der Nutzung Ihres Supplier-Portal können Sie den osapiens-Support kontaktieren.

• Fachliche Unterstützung durch Ihre Kunden

Für inhaltliche Fragen zu den Anfragen und Informationen Ihrer Kunden bitten wir Sie, sich direkt mit Ihren Kunden in Verbindung zu setzen.

Was ist das Supplier Portal Hilfecenter / Benutzerhandbuch?

Das Hilfecenter für das Supplier Portal sollte Ihre erste Anlaufstelle sein, um eine Anleitung zur Verwendung des Supplier Portals zu erhalten. Die umfassende Anleitung enthält detaillierte Informationen zu den Funktionen, der Bedienung und häufig gestellten Fragen.

Das Benutzerhandbuch steht Ihnen online zur Verfügung, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können, um Antworten auf Ihre Fragen zu finden. Sie haben die Möglichkeit, über das Menü verschiedene Rubriken einzusehen, über Schnellzugriffe verwandte Artikel aufzurufen oder die Suchfunktion zur Auffindung relevanter Artikel zu verwenden.

Wie kontaktiere ich den technischen Support seitens osapiens?

Bei technischen Problemen bei der Nutzung Ihres Supplier-Portal können Sie den osapiens-Support über folgende E-Mail-Adresse kontaktieren: support@osapiens.com.

Bitte geben Sie hierbei stets Ihren Benutzer und das Unternehmen an, informieren Sie über das technische Problem und fügen Sie gegebenenfalls Anhänge oder Screenshots zur Dokumentation bei. Idealerweise kann eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung der vorgenommenen Schritte zur schnelleren Identifikation positiv beitragen.

Wie kontaktiere ich meine Kunden für fachliche Unterstützung?

Die Kommunikation mit Ihren Kunden über das Supplier Portal ist ausschließlich auf Basis der Anfragen oder Fragebögen möglich. Bei inhaltlichen Rückfragen zur Beantwortung der Anfragen oder anderen Anliegen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Ansprechpartner bei Ihren Kunden über Kommunikationswege außerhalb des Supplier Portals.

4) Passwörter und Datenschutz

Wir verwenden die höchsten Standards, um Ihre Daten zu schützen.

Wie kann ich mein Passwort ändern?

Die Möglichkeit, ein neues Passwort für den Login zu erstellen, besteht über den Anmeldeprozess. Ähnlich wie beim Passwort-Wiederherstellungsprozess können Sie auch hier über diese Option einen Link anfordern, um ein neues Passwort zu erstellen. Wählen Sie dazu im zweiten Schritt des Logins die Option Haben Sie Ihr Passwort vergessen? aus und folgen Sie den Anweisungen. Anschließend wird ein Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts und zur Auswahl eines neuen Passworts an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Was mache ich, wenn ich meine Zugangsdaten vergessen habe?

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, haben Sie die Möglichkeit, sich ein neues Passwort an die mit Ihrem Benutzerkonto verknüpfte E-Mail-Adresse zusenden zu lassen. Wählen Sie dazu im zweiten Schritt des Logins die Option Haben Sie Ihr Passwort vergessen? aus und folgen Sie den Anweisungen. Anschließend wird ein Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts und zur Auswahl eines neuen Passworts an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Erhalten Sie keine E-Mail mit dem Link zur Erstellung eines neuen Passworts oder können sich nicht mehr an die zur Registrierung verwendete E-Mail-Adresse erinnern, kontaktieren Sie bitte den osapiens Support per E-Mail an support@osapiens.com.

Wie werden meine Daten geschützt?

osapiens setzt eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO (Art. 32) zu schützen.

Osapiens ist nach ISO 27001 zertifiziert und kann höchste Standards im Sinne des Datenschutzes vorweisen.

Die Rechenzentren befinden sich in Deutschland und Frankreich (OVH GmbH).

Wer hat Zugriff auf die von mir bereitgestellten Informationen?

Systemadministratoren des Supplier Portals können die Benutzerprofile im Rahmen ihrer eigenen Organisation bzw. ihres eigenen Supplier Accounts verwalten. Die Zugangssicherheit wird über personalisierte Logins und Passwortrichtlinien unterstützt. Die Zugriffsrechte werden über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem verwaltet, so dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf spezifische Daten erhalten.

Zugriffsberechtigt bei osapiens sind ausschließlich autorisierte Mitarbeiter, die nur bei technischen Problemen und auf dokumentierte Anweisung zugreifen. Für sie gelten Vertraulichkeitsverpflichtungen sowie eingeschränkte Zugriffsrechte.

Ihre Kunden haben ausschließlich Zugriff auf die Daten, die Sie aktiv mit ihnen teilen, beispielsweise im Rahmen von Anfragen oder Fragebögen.